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製造の現場では、しばしばコミュニケーション不足によるミスの発生が見受けられます。そのためミスを減らすには想像以上にコミュニケーション、特に伝える力が必要です。この記事では、相手にうまく伝わるコミュニケーション術について解説していきます。

コミュニケーションの重要性

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製造の現場では、比較的ライン作業や単純作業の業務ならば多少内向的であっても問題は少ないとされています。

しかし、コミュニケーションが全く取れないとなるとミスやトラブルのリスクは高まるでしょう。特に上司と部下、部署や部門間、同僚同士など仕事をしていく中で連携していかなければならない所とのコミュニケーション不足はトラブルの可能性を高めます。

また、コミュニケーション不足により予期せぬ誤解などを生み社員個々人の不満を溜めていくことにも繋がります。

最悪の場合、離職率の増加やミスの増加による会社の信用失墜にも繋がるためコミュニケーションを軽視してはいけません。

相手に話が上手く伝わらないのはコミュニケーション不足？

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コミュニケーションは、正しく伝えて相手が正しく理解することが重要です。

ここからは、上手く伝わっていない原因について考えられることを解説していきます。

専門的すぎて伝わっていない

製造の現場では、高度な技術や機械を扱い専門性の高い仕事をしている人がいます。しかし、全員が全員そうではなく自分が当たり前の知識だと思っていることでもその人は専門外だったりすることも多いです。

また、現場の部署内のみでなく他部署と連携したりクライアント様に説明するために営業担当と連携することもあります。

その場合説明する相手は、あなたと同等の知識があるとは限りません。

説明の順序がバラバラ

相手に物事を伝える際に自分の話したい事を話したいように伝え、説明の順序がバラバラになってしまうと上手く伝わりません。

聞く相手が最初に興味を持つのは、詳しい内容よりも自分との関連性や自分に求められるアクションです。

例えば、製造上の新たな不具合を技術者が発見したとします。その時に、不具合の要因から話し始めてしまうと聞き手側は要点や具体的に何を伝えたいのかがわからなくなってしまう可能性があります。

情報量が多すぎる

相手に伝える情報量が多すぎると逆に上手く伝えられません。相手に対して正確に伝えようとするあまり、100%全ての情報を喋ってしまうと結局聞き手は要点を整理することができず何を伝えたいのかがわからなくなってしまいます。

上手く伝えるにはどうすれば良いか

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では、相手に伝えるにはどうすれば良いのでしょう。ここからは、伝わるコミュニケーション方法について解説していきます。

早口にならない

伝えることに一生懸命だったり、普段話さないような人に説明する時緊張して早口になってしまったり聞き取りづらい滑舌になってしまうことがしばしばあります。

早口だったり聞き取りづらいと相手にうまく伝わらず、最悪の場合は相手が間違った認識で理解してしまうこともあるでしょう。

そうならないために、なるべくゆっくりとした口調で抑揚をつけながら話すのが良いです。

相手のレベルに合わせる

高度な専門用語を使って説明するのは、端的に説明できますし相手があなたと同じレベルの知識を持ち合わせているなら正確に伝わるでしょう。

しかし、全員が全員そうではありません。専門用語や専門的な技能をわかりやすい例やわかりやすい言葉に変えて、相手にしっかりと伝わる説明ができると良いでしょう。

まず初めに必要な情報を端的に説明する

全ての情報を伝えてしまうと、相手は結局何を伝えたかったのかがわからなくなってしまうこともあります。

そのため、説明の冒頭では話の中心や相手からの質問内容を端的に答えてから詳しい補足説明をする必要があるでしょう。

まず初めに必要な情報を端的に説明することで、相手は話の中心を理解した上で細く説明を聞くことができるので理解度が上がります。

全てを伝えておかないと心配だから全部伝えたけどなんだか上手く伝わってない、という人は最初に重要な話をするように意識しましょう。

また話をわかりやすく伝えるにはPREP法を使うと良いとされています。この方法は、結論から先に伝える方法であり様々な業界や業種でも利用されている一般的な方法です。

Pは、Pointのことであり結論や要点のことを指します。これは、最初にも述べた初めに必要な情報を説明するのと同じです。

RはReasonのことであり理由を指しています。EはExampleのことで具体的な例であり、最後のPはPointで改めて結論や要点を述べて理解を深めてもらいます。

この方法を意識するだけで伝わりやすくなりますし、話の組み立て方も簡単になるでしょう。

まとめ

コミュニケーションが取れたとしても相手に伝わらなければ意味がありません。

相手の立場になって、わかりやすく伝えることを意識しましょう。