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なんとなく作業するよりも圧倒的に、時間を意識した方が作業効率は上がります。タイムマネジメントを行うと生産の管理もやりやすくなり、全体的な生産性もアップするでしょう。この記事では、タイムマネジメントの詳しいやり方をご紹介していきます。

タイムマネジメントとは

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ここで言うタイムマネジメントとは、業務の効率化を図る方法の1つです。限られた時間を上手に使い、仕事をコントロールすることで効率的に進めることを指す用語でもあります。

間違ってはいけないのは、マネジメント＝時間管理ではないということです。タイムマネジメントは英語で直訳すると時間管理ですが、ビジネス的に解釈すると生産性を高める行動管理の方法であり実際には時間ではなく行動を管理することを指します。

つまり分かりやすく言うとタイムマネジメントとは、自分の行動を最適化するための行動管理の方法という事になるでしょう。

時間を管理するという点では、スケジュール管理という時間管理の方法があります。一般的なスケジュール管理とタイムマネジメントは全く違うと言ってもいいでしょう。

スケジュール管理とは、納期を定めいつ何をするか、いつまでに実行するのかを決めて計画通りの行動をすることです。

スケジュール管理は、いつまでに完了を目指す管理方法でタイムマネジメントは時間当たりの生産性を高める管理方法なので全然違うという事が分かったのではないでしょうか。

タイムマネジメントの目的とは

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時間は誰にでも平等で、どんな役職の人でも平等に与えられています。有限で限りある時間を有効活用して生産性を上げるためには、タイムマネジメントが非常に効果的です。

タイムマネジメントの目的とは、効率的に業務を進める、自分の仕事をコントロールすることです。

タイムマネジメントができれば効率的に業務をこなすことが可能です。しかし、効率的な業務の進め方を感覚で行ってはいけません。限られた時間で生産性を最大限に高めるには、実際のデータに基づいてタイムマネジメントを行っていく必要があります。効率的に業務を進めていくことができれば仕事ができるという評価を貰うことができるでしょう。

また、タイムマネジメントができれば自分の仕事をコントロールすることができます。複数のタスクを抱えており、適切に管理できていないと非効率な業務の進め方をしてしまいます。タイムマネジメントを適切に行えれば、タスクを正しく把握でき、仕事に溺れることもなくなるでしょう。

メリット

タイムマネジメントには様々なメリットがあります。ここでは、3つのメリットをご紹介していきます。

優先順位に沿って業務ができる

業務を行うにあたって、1つの作業に集中するだけではいけません。ビジネスシーンでは、マルチタスクが発生することが多いため優先順位を決定し進めていかなければならないのです。

タイムマネジメントを実行すれば優先順位が明確になるため、効率の良い業務を行うことができるようになります。

残業が減る

タイムマネジメントを行うことで生産性向上ができます。生産性が向上すれば、定時間内で業務を終わらせることができ、残業時間もカットできることでしょう。

プライベートの時間も増えてリフレッシュすることもでき、仕事もさらに効率的に業務を進めることができるという好循環が出来上がります。

コストカットできる

タイムマネジメントにより業務の効率化ができれば、様々な場面でコストカットが実現できます。業務の効率化で残業時間が減るので、残業代も削減できることでしょう。

また、1人あたりの業務量も増やすことができるので、少人数で成果を出すことができ、会社の必要経費で1番かかる人件費が抑えられます。

注意点

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タイムマネジメントは非常に効果的ですが、注意点もあります。ここでは、3点の注意点をご紹介していきます。

無理をしない

無理なスケジュール管理は生産性向上において逆効果です。詰め込みすぎた計画を立てると、少しのほころびが出た場合すべてが狂ってきてしまいます。

感情的にならない

感覚や感情でタイムマネジメントをするのはやめましょう。苦手なタスクを後回しに、好きな内容のタスクを優先的になど、客観的に見た優先順位を無視したマネジメントは生産性向上には繋がりません。合理的に論理的に考えるようにしましょう。

タイムマネジメントを目的にしない

タイムマネジメントの作業はある程度労力がかかる作業です。そのため、タイムマネジメントの計画を立てて満足してしまう場合があります。

あくまで目標を達成する手段なので、実現したい目的について常に意識するようにしましょう。

タイムマネジメントの方法

ここからは、タイムマネジメントなやり方や方法をお伝えしていきます。是非、実践して効率的な働き方を目指してみましょう。

タスクの優先順位付け

タイムマネジメントにおいてタスクの優先順位を決定することは必須条件です。

自らが抱えるタスクを把握できていなければ、業務効率化の計画が立てられません。優先順位は、緊急度と重要度という観点から設定してみましょう。時間と手間はかかる作業ですが、慣れてくればうまく回ってくる時期がやってきます。

タスクごとの目標設定

順位付けが終了したら目標設定をしましょう。各タスクについて、納期や具体的な内容を設定します。細かな目標を立てて、やるべきタスクの詳細が明確になるほど後のタイムマネジメントの振り返りがしやすくなります。

しかし、あくまでも業務時間に時間をかけるべきなので、必要以上の時間をかけないようにしましょう。優先順位の高いタスクから設定すると効果的です。

振り返りをする

タイムマネジメントの洗練度を上げるには、これまでの振り返り成果を見直さなければなりません。タイムマネジメントは、1日単位の短期間、1週間1カ月単位くらいのまとまった期間で設定することが多いです。

振り返りは簡単に行うのではなく、時間をかけて行うようにしましょう。直接的な業務ではないため非効率に思えるでしょうが、洗練されてくると非常に効率的なタイムマネジメントが行えるようになるので総合的な生産性向上には欠かせません。